Lieve opa en oma

Ik verzorg trainingen over zakelijke correspondentie. Als ik Mark Rutte nou een advies mag geven is het dit: laat alle ambtenaren bij mij zo’n training volgen. Omstebeurt, dat wel. Er zijn mensen die zich kunnen opwinden over domme spelfouten of rare spaties. Daar heb ik niet zo’n last van. Ik wind me op over al die gemiste kansen. Een brief of een persoonlijke e-mail is een geweldige kans om echt een goede indruk te maken. En telkens als zo’n ambtenaar weer vrij voor de keeper staat, schiet-ie hoog over of gaat hij proberen die keeper elegant te passeren en dan met een hakje de bal terug te leggen op de spits die – oh ja – voor straf bij de junioren speelt… Sorry, ik liet me even gaan.

Terug naar de brief. Weet je nog, de brieven aan je opa en oma? Ik schreef brieven die als volgt begonnen:

Lieve opa en oma, Hoe gaat het met u? Met mij gaat het goed. Ik heb gisteren mijn zwemdiploma gehaald. Wilt u weten wat ik allemaal moest doen?

Deze opening is zo slecht nog niet. Ik leg hem naast de volgende opening:

Geachte bewoner(s,) Het rioleringssysteem in Leermens bestaat uit een gescheiden rioolstelsel, een regenwaterriool en een vuilwaterriool. Het was verplicht bij de aanleg van het riool om het regenwater van de woningen op het regenwaterriool of op een sloot te lozen.

Wat zijn de belangrijkste verschillen? In mijn brief leg ik eerst contact. Ik spreek mijn lezers aan. De briefschrijver van de gemeente Loppersum spreekt mij niet aan. Hij doet geen enkele poging om contact te maken. Hij zit in zijn ivoren gemeentehuis en zal mij eens haarfijn iets uitleggen. Dat brengt me op het tweede verschil.

In mijn inleiding houd ik het simpel. Ik vertel mijn lieve lezers dat ik een diploma heb gehaald. Pas later in mijn brief krijgen ze de details te horen. De gemeente Loppersum gooit me onmiddellijk in het diepe. De brief is –lees ik elders- geschreven door een technisch medewerker. Hij gaat er even voor zitten. Want niet-techneuten moeten precies weten wat er aan de hand is. Vindt de techneut.

De les van vandaag: spreek je lezer aan. Het liefst al in de eerste zin. Vertel waar je brief over gaat en vermijd details in de opening.

Met vriendelijke groet,

Wout Sorgdrager

PS: ziet u de komma na ‘gescheiden rioolstelsel’? Het rioolstelsel in Leermens is zo eenvoudig nog niet. Hier had een dubbele punt niet misstaan. Dat had meteen onduidelijkheid over de huwelijkse staat van ons rioolstelsel voorkomen.

Auteur: Wout Sorgdrager

Tekstschrijver en schrijftrainer in Groningen en wijde omgeving. Mijn onderwerpen: gezondheidszorg, onderwijs, volkshuisvesting, personeel & organisatie. De not-for-profit-sector. Traint en coacht professionals.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s