i-mail

Eind 2011 postuleerde ik de eerste wet van Wout. Die luidt: Wat geldt voor mondelinge communicatie, geldt voor schriftelijke communicatie. Ik heb daar nooit weerwerk op gehad dus kennelijk klopt die wet.

In 1988, ik werd in dat jaar iets bij de hogeschool van Groningen, kocht ik een heel klein boekje over klantgericht schrijven. Het spijt me. Ik heb geen idee meer wat en van wie en ik kan het niet meer vinden ook. De inhoud nestelde zich in mijn brein, het papier verdween … hier dreigt een zijspoor … Hoe dan ook, het boekje was een eyeopener. Ik leerde dat we in onze correspondentie de ander centraal moeten stellen. Schrijf dus niet ‘Hierbij stuur ik de nieuwe catalogus’ maar ‘hierbij ontvangt u de nieuwe catalogus’.

Eigenlijk gewone wellevendheid: schrijf in de opening niet over jezelf maar zet de ander centraal. Zo doe je dat in mondelinge communicatie natuurlijk ook. Wie een kennis ontmoet zal niet snel zeggen: ‘Hallo, met mij gaat het goed.’ Nee, je draait het om. Je zegt: ‘Hallo, hoe gaat het met je?’ En toch. Kijk maar eens goed naar alle mails die u ontvangt. Hoeveel beginnen er niet met ‘ik’? Sinds ik dit ontdekte probeer ik al mijn correspondentie te openen met een zin waarin de ‘u’ het onderwerp is. Soms vergt dat enige lenigheid maar het kan. Het mooie is bovendien dat die schrijfwijze je dwingt om na te denken over die ander.

Gisteren had ik het met cursisten over de vraag hoe je dit aanpakt in een eenvoudige mail als ‘Geachte heer Pieterse, Ik zou graag een afspraak met u maken om mijn stage op uw afdeling met u voor te bereiden.’ Dat is eigenlijk een makkie:

  • Wat fijn dat u tijd wilt vrijmaken om mijn stage op uw afdeling door te spreken.
  • Hartelijk dank voor uw toezegging om …
  • U heeft me laten weten dat …

Er zijn vast moeilijker schrijfsituaties. En misschien zijn er schrijfsituaties waarin het niet kan. Maar de uitzondering bevestigt de regel. Wat opnieuw mijn eerste wet bewijst. Wetenschap is eigenlijk niet zo ingewikkeld.

Echt. Het kan. Maak van uw e-mail geen i-mail maar een u-mail.

2 gedachten over “i-mail”

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.