Notuleren

Ik verzorg trainingen over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. En ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.

%d bloggers liken dit: