Hoe een goede e-mail je relatie verbetert

Een e-mail is goed als hij doet wat hij moet doen: bijvoorbeeld informatie overdragen, het liefst een beetje vlot. Maar een e-mail kan méér.

Een e-mail is persoonlijke communicatie. Als je zo’n e-mail de aandacht geeft die persoonlijke communicatie verdient, schrijf je voortaan geen goede e-mail maar een geweldige e-mail. Een e-mail die méér doet dat wat hij moet doen. Een e-mail die de relatie met de ander verstevigt of zelfs verbetert. Immers: een e-mail kan zomaar een klein brokje persoonlijke aandacht zijn. En als mensen ergens gek op zijn dan is het aandacht! Daarmee wordt iedere e-mail een kans voor open doel.

Waar zit het ‘m dan in? In één groot ding en heel veel kleine dingen. Dat grote ding is de structuur. Een geweldige mail heeft een duidelijke structuur die je lezer onmiddellijk kan zien. Daar kom ik later nog wel eens op terug. Maar die kleine dingen zijn minstens zo belangrijk. Ze zijn samen te vatten tot dat ene woord: aandacht. Een paar voorbeelden:

  • Een vriendelijke opening: ‘Hartelijk dank voor je mail. Natuurlijk kun je morgen  …’
  • Een prettige afsluiting: ‘Graag tot ziens.’ of: ‘Nog een fijne dag.’
  • Een correcte aanhef: ‘Beste Carlijn’ (en dus niet ‘Carolien’ zoals ik onlangs iemand aan een Carlijn zag schrijven).
  • ‘mevrouw’ of ‘meneer’ in plaats van ‘mw’ of ‘hr’
  • Foutloosheid
  • Spreek je lezer aan, het liefst al in de eerste zin: maak van je e-mail geen i-mail maar een u-mail.

Ach ja. ‘A little love and affection in everything you do will make the world a better place’. Neil Young zong het al.

Over Maak van je  i-mail een u-mail schreef ik eerder.

Gepubliceerd door

Wout Sorgdrager

Tekstschrijver, schrijftrainer, communicatieadviseur in Leermens (bij Groningen). Schrijft over gezondheidszorg en onderwijs. En over schrijven. Traint en coacht professionals.

2 gedachten over “Hoe een goede e-mail je relatie verbetert”

  1. Dank voor de tips. Wij hebben een mooie, warme en liefdevolle relatie, maar alles is voor verbetering vatbaar, dus meteen een e-mail naar de echtgenote versturen…

    1. Zorg je wel voor een goede inleiding? Iets als: ‘Lieve liefste, hartelijk dank voor het ontbijtje van zojuist. In deze mail lees je wat ik vanavond graag zou eten.’ Of woorden van gelijke strekking. Succes.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s