Notulen

Ik coach en train notulisten. De hamvraag is eigenlijk altijd: wat noteer je, wat noteer je niet?

Die vraag wat je noteert is voor notulisten belangrijk. Schrijf je domweg alles op? Dat is heel moeilijk. Al is het alleen maar vanwege de interrupties. Hoe leg je die vast? Bovendien is niet alles wat sprekers zich laten ontvallen notuleerwaardig. Maar wat schrijf je dan wel op?

Je schrijft op wat van belang is. En wat van belang is, is afhankelijk van wat je met de bespreking beoogde.

Vergaderen doe je als het goed is volgens een aanpak die zich laat samenvatten als ODAT: stel het onderwerp scherp vast, benoem het doel van de bespreking, denk na over de aanpak en over hoeveel tijd je eraan wilt besteden. Mogelijke doelen zijn bijvoorbeeld: ‘meningvormend’ of ‘informatief’ of ‘besluit’. Als je wilt dat mensen zich een mening vormen, geef je elkaar wat vrije ruimte en de mogelijkheid om domme dingen te zeggen of foute dingen. Meningvormende vergaderingen kun je wat mij betreft relatief bondig samenvatten met behulp van een zinnetje als: ‘in het gesprek kwam naar voren …’ Bij besluitvormende agendapunten noteer je het voorgenomen of genomen besluit en de belangrijkste redenen of argumenten.

Maar vergaderingen zijn soms ook bedoeld om met elkaar in vertrouwelijkheid het hart te luchten. Dan kan je nog korter zijn. Die besprekingen notuleer je bijvoorbeeld als volgt.

Staatssecretaris Snel deelt mee  op 11 juni 2019 met enkele betrokken ouders in de toeslagenzaak te hebben gesproken. […] In het gesprek met de ouders kwamen gevoelens van teleurstelling en boosheid naar boven.’

of

Spreker [Koolmees] toont zich hierover zeer ontstemd, omdat de rol van de twee coalitiefracties weinig behulpzaam is bij het oplossen van de onderliggende problemen.

of

Spreker [Rutte] toont weinig begrip voor woordvoerders van coalitiefracties die zich in de media trachten te profileren en laat weten in de richting van mevrouw Lodders reeds het belang van eenheid binnen de coalitie te hebben benadrukt.

Wat een prachtige, gruwelijke eufemismen. Maar ook: wat heerlijk bondig opgeschreven.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

Deze site gebruikt Akismet om spam te bestrijden. Ontdek hoe de data van je reactie verwerkt wordt.