Notulen

Ik coach en train notulisten. De hamvraag is eigenlijk altijd: wat noteer je, wat noteer je niet?

Die vraag wat je noteert is voor notulisten belangrijk. Schrijf je domweg alles op? Dat is heel moeilijk. Al is het alleen maar vanwege de interrupties. Hoe leg je die vast? Bovendien is niet alles wat sprekers zich laten ontvallen notuleerwaardig. Maar wat schrijf je dan wel op?

Je schrijft op wat van belang is. En wat van belang is, is afhankelijk van wat je met de bespreking beoogde.

Vergaderen doe je als het goed is volgens een aanpak die zich laat samenvatten als ODAT: stel het onderwerp scherp vast, benoem het doel van de bespreking, denk na over de aanpak en over hoeveel tijd je eraan wilt besteden. Mogelijke doelen zijn bijvoorbeeld: ‘meningvormend’ of ‘informatief’ of ‘besluit’. Als je wilt dat mensen zich een mening vormen, geef je elkaar wat vrije ruimte en de mogelijkheid om domme dingen te zeggen of foute dingen. Meningvormende vergaderingen kun je wat mij betreft relatief bondig samenvatten met behulp van een zinnetje als: ‘in het gesprek kwam naar voren …’ Bij besluitvormende agendapunten noteer je het voorgenomen of genomen besluit en de belangrijkste redenen of argumenten.

Maar vergaderingen zijn soms ook bedoeld om met elkaar in vertrouwelijkheid het hart te luchten. Dan kan je nog korter zijn. Die besprekingen notuleer je bijvoorbeeld als volgt.

Staatssecretaris Snel deelt mee  op 11 juni 2019 met enkele betrokken ouders in de toeslagenzaak te hebben gesproken. […] In het gesprek met de ouders kwamen gevoelens van teleurstelling en boosheid naar boven.’

of

Spreker [Koolmees] toont zich hierover zeer ontstemd, omdat de rol van de twee coalitiefracties weinig behulpzaam is bij het oplossen van de onderliggende problemen.

of

Spreker [Rutte] toont weinig begrip voor woordvoerders van coalitiefracties die zich in de media trachten te profileren en laat weten in de richting van mevrouw Lodders reeds het belang van eenheid binnen de coalitie te hebben benadrukt.

Wat een prachtige, gruwelijke eufemismen. Maar ook: wat heerlijk bondig opgeschreven.

De probleemstructuur

Herman Tjeenk Willink wil een dun coalitieakkoord. De Volkskrant berichtte er gisteren over:

De partijen die samen willen regeren zullen het eens moeten worden over de problemen, over de oorzaken, over een gemeenschappelijk einddoel en over de belemmeringen die dat doel in de weg staan.

Dit lijkt verrassend veel op een van de vaste structuren waarmee ik in 1976 leerde schrijven in de colleges Taalbeheersing.

In die colleges leerde ik werken op basis van een aantal vaste vragensets over het thema van een tekst. Een van die vragensets is de probleemstructuur. Daarin behandelt de schrijver 4 vragen over een problematische situatie.

  • wat is het probleem
  • waarom is het een probleem
  • wat zijn er de oorzaken van
  • wat is ertegen te doen

Mensen zijn geneigd de tweede vraag over te slaan. En dat is jammer want juist die vraag kan verhelderend werken. De vraag dwingt de schrijver namelijk om na te denken over de gevolgen van een problematische situatie. Tjeenk Willink slaat die tweede vraag duidelijk niet over.

Stel dat in het regeerakkoord ook een hoofdstuk wordt opgenomen over het wantrouwen van de burger jegens de rijksoverheid. De vraag waarom dat zo problematisch is, gaat over het fundament van onze samenleving. Als we de overheid niet vertrouwen, worden we als burgers minder gezagsgetrouw en nemen we ons eigen inzicht als richtsnoer. En dat kan leiden tot hoogst onwenselijke situaties. Die op hun beurt kunnen leiden tot nog meer controle en nog meer inzet van handhavingsmiddelen.

In dat licht is de vervolgvraag ‘wat zijn er de oorzaken van’ pijnlijk. Het antwoord kan namelijk niet anders dan luiden: een permanent blunderende permanent glunderende (het woord ‘plunderen’ rijmt ook) premier die overal mee weg komt.

De laatste vraag is dan niet moeilijk te beantwoorden. Maar of Tjeenk Willink daar op uit komt, ik betwijfel het.

Schrijven kost tijd

‘Ik hoop dat ik het niet makkelijker heb gemaakt voor jullie.’
Het was de laatste les van mijn lessenreeks over schriftelijke communicatie. Ik rondde af. Veel tijd was er niet meer. En dan zeg je zoiets.

Het leuke van lesgeven is dat je jezelf bij tijd en wijle verrast. Ik hoorde het mezelf zeggen en realiseerde me dat ik mijn studenten weliswaar iets waardevols meegaf, maar ook dat het misschien enige toelichting behoefde. Ik had nog 1 of 2 minuten.

Wie zakelijk schrijft (en dan bedoel ik: voor haar of zijn werk) doet dat als een professional. Dat betekent: je formuleert een doel in termen van kennis, houding en gedrag, je formuleert je belangrijkste boodschap, je bezint je op je doelgroep en de eisen die die doelgroep aan je tekst stelt, je schrijft een concept en checkt of je concept je doel gaat bewerkstelligen. En eventueel pas je dan je tekst nog aan.

Dat kost tijd. Wat ik mijn studenten mee wil geven: neem die tijd! Je werkt soms weken aan een goed doortimmerd en zorgvuldig onderbouwd advies en besteedt vervolgens 5 minuten aan de e-mail waarmee je dat advies aanbiedt. Maak daar 15 minuten van. Denk na voordat je schrijft.

Toen was het klokslag 15.00 uur. Mijn tijd was om.

‘Ja,’ bedacht ik, ‘dat is ook een verschil tussen schrijven en praten. Praten is vaak hardop denken. Heerlijk.’

Duidelijke taal

‘Om de grootste gezondheidswinst te behalen, moeten de ouderen het eerst worden gevaccineerd, of die nou thuis wonen of in de verpleeghuizen. Dan vermindert de sterfte het meest en neemt ook de druk op de ziekenhuizen flink.’ aldus voorzitter Bart-Jan Kullberg van de Gezondheidsraad (in de Volkskrant vanochtend).

Dat klinkt vertrouwd en dat is het ook. De gezondheidsraad adviseerde dit al driemaal eerder. En hun advies is al driemaal in de wind geslagen.

In mijn trainingen geef ik deelnemers altijd mee dat als een advies niet wordt overgenomen, ze bij zichzelf te rade moeten gaan. En vaak zul je dan zien dat het advies inhoudelijk deugde en de cliënt ook van goede wil was, maar dat het gewoon beroerd is verkocht. Ik heb meneer Kullberg bij mijn weten nooit in de klas gehad maar kennelijk heeft hij nu ook die les geleerd.

Gisteren is hij er voor gaan zitten en heeft de Volkskrant gebeld. Ze hadden die ochtend de minister namelijk opnieuw een advies gestuurd en vreesden kennelijk het ergste. Ik ook. Want om nou te zeggen dat ze de minister echt voor het blok zetten … Dat nu nog geen ouderen worden gevaccineerd noemen de Gezondheidsraad ‘een onwenselijke situatie’.

Ik begrijp dat je als chique raad je je toon matigt. Als trainer Schriftelijke communicatie zou ik echter adviseren om datgene wat de Gezondheidsraad als ‘onwenselijk’ aanduidt iets minder omfloerst te omschrijven. Woorden als ‘schandalig’, ‘idioot’, ‘oerstom’ en ‘onverantwoordelijk’ zijn ook nog erg genuanceerd maar komen toch meer in de buurt. Maar misschien moeten Wilders of Baudet even meedenken.

Nog 1  citaat dan. In het nieuwe advies zegt de Gezondheidsraad nu dat minimaal 90 procent van de beschikbare vaccins van Pfizer en Moderna voor  ouderen moeten worden bestemd. Dat de raad een getal noemt, is opmerkelijk. Kullberg zegt daarover:

‘Toen wij zagen dat het Kabinet ervoor koos om te beginnen met de vaccinatie van zorgmedewerkers hebben we gezegd: hoe kunnen we in het volgende advies het woord ‘prioritair’ uit het vorige advies verduidelijken? Dat we echt bedoelen dat volgens ons bijna alle mrna-vaccins voor de ouderen bestemd zouden moeten zijn. Omdat die vaccins zo buitengewoon goed werken bij ouderen, terwijl vaccins het in het algemeen niet zo goed doen bij die groep. Dan kan het helpen er een getal aan te hechten.’

Hoe kunnen we het woord ‘prioritair’ verduidelijken?

Er zit – ben ik bang voor meneer Kullberg – maar een ding op. Kom met je hoofd op de televisie. Niet 1 keer, niet 2 keer maar dagelijks. En vermijd moeilijke woorden als ‘onwenselijk’ en ‘prioritair’.

Mijn punt

Nieuwsberichten hebben vaak een mini-samenvatting. Dat helpt de lezer en de schrijver. Je tekst wordt puntiger.

Sinds vorige week voorzie ik mijn blogjes van piepklein intro. Google wil dat graag. Lezers lijken het ook te waarderen. Ik aarzel nog.

Wat is de meerwaarde van zo’n intro? Allereerst. Lezers weten wat ze gaan lezen. Daardoor kunnen ze gerichter lezen en makkelijker hoofd- van bijzaken scheiden. Door zo’n intro zet je je lezer als het ware in de juiste leeshouding. De meerwaarde is ook dat het de schrijver dwingt om als de tekst klaar is nog eens stil te staan bij wat er staat. Is dat inderdaad wat je wilde zeggen? Ik vraag mezelf dan af: ‘Wat is je punt Sorgdrager, wat is je punt?’ In 9 van de 10 gevallen zorgt dat ervoor dat ik m’n tekst nog een keer herzie. Soms zelfs behoorlijk radicaal.

Ik kom hier op vanwege een workshop bij Tekstnet over ‘Scherper schrijven’. Trainer Nico Dikstaal schotelde ons een behoorlijk warrige tekst uit de Volkskrant voor. ‘Maak dat nou eens 50% korter’ daagde hij ons uit. Dat lukte vrij eenvoudig door die truc van het intro. Wat is je boodschap? Wat is de kern van je verhaal? Vervolgens kun je veel beter onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en is het dus ook makkelijker om puntiger te schrijven.

Maar. Het is dus ook meteen de dood in de pot. Je verklapt je boodschap al. Er is geen ruimte voor een onverwachte wending. Er is geen ruimte voor een gezellige uitweiding. En er is al helemaal geen ruimte voor een warrig stukje over niks. En dat zijn vaak toch de leukste.

De gretige lezer

Lezen is eten. Schrijven is koken. Koken is portioneren. Schrijven is portioneren.

‘Even wachten’ zegt mijn kleine kleinzoon tegen zichzelf. Je moet een goede verstaander zijn want hij zegt het met propvolle mond. Eerst het ene hapje, dan het andere. Die gretigheid heeft hij van zijn vader die er ook niets aan kan doen want hij heeft het van zijn vader die het weer van zijn vader heeft die het van zijn moeder had.

Ach ja, die oma van zijn opa. Soms was er paling. In krantenpapier. Hoe ze de paling bij de kladden pakte, hoe ze het velletje eraf stroopte, hoe haar gecraqueleerde oudevrouwenvingers glansden van het vet, hoe ze de aandacht voor haar omgeving verloor, hoe ze in die krappe keuken op de Reinier Claeszenstraat 3 hoog achter haar tanden in dat arme beestje zette, die verzaliging, dat pure ongegeneerde genot, ik bezag het als jongetje van 5 met een combinatie van weerzin, ontsteltenis en afschuw.

Ik snijd de boterhammen van mijn kleinzoontje daarom tegenwoordig weer in kleine hapjes. Zodat hij maat kan houden, even rust kan inbouwen, even kan wachten. Even wachten.

Even.

Gretigheid. Misschien is het wel iets universeels, iets menselijks. We willen altijd meer en we willen dat sneller dan goed voor ons is.

De meeste lezers zijn net mensen. Ze hebben de ene hap nog niet op of ze beginnen al aan de volgende. Dat geldt voor teksten die ter vermaak geconsumeerd worden. Het geldt ook voor zakelijke teksten, teksten die je moet lezen omdat het werk is. Of omdat er dingen in staan die je nu eenmaal moet of wilt weten. 

Om die gretigheid te temporiseren en om de lezer te helpen maat te houden, bedachten onze voorouders de alinea. De alinea is een zwaar onderschatte teksteenheid. Wilt u een schrijftip? Profiteer dan van deze: help uw lezer om maat te houden. Help u lezer om af en toe even te wachten. Snijd uw tekst in kleine blokjes.

Misschien wel kleinere blokjes dan u mooi vindt.