Secretaressedag geüpdatet

550secretaressedagCrop

Ik herinner me dat, toen ik nog echt een baan had, je ’s avonds bij het naar huis gaan precies kon zien wanneer het secretaressedag was. Tientallen dames verlieten die dag het gebouw met een grote bos bloemen. Hoe slechter de baas, hoe groter de bos.

Ik heb geen baan meer en vervreemd dus enigszins van het echte leven. Maar als je nu tientallen dames met een bos bloemen hun werkplek ziet verlaten, is het Valentijnsdag. Secretaressedag wordt tegenwoordig anders ingevuld. Met wellness bijvoorbeeld of een training of, de crisis is immers alweer voorbij, met allebei.

De afgelopen jaren verzorgde ik op secretaressedag workshops over de nieuwe spelling. Dat is in feite zo’n combi van wellness en training. Hoe gek ook, een workshop over spelling is namelijk gewoon leuk. Dat heeft drie oorzaken. In de eerste plaats is het leuk om iets heel concreets te leren. Waarom schrijf je tegenwoordig ‘pannenkoek’ in plaats van ‘pannekoek’? Hoe schrijf je ‘sms’je’? En hoe vervoeg je het werkwoord ‘upgraden’? Je wist het niet en na afloop weet je het wel. In de tweede plaats is het soms ook gewoon lachwekkend. Je ziet namelijk wat de gevolgen zijn als je rigide vasthoudt aan regels. ‘De geüpdatete brief moet alsnog geüpgraded worden.’ Het is correct maar het voelt vreemd.

Maar de belangrijkste oorzaak is gewoon het heerlijke schoolbankjesgevoel dat zo’n workshop oproept. Alleen al het dictee. Ik open zo’n workshop met een dictee en onmiddellijk ontstaat er een wat gespannen, giechelige sfeer die omslaat in een wat gespannen stilte als ik begin met voorlezen. We zijn weer helemaal terug in vroeger. Niet aan te bevelen dus voor mensen met hele slechte herinneringen aan school. Voor de anderen: ik lees eerst de hele zin voor en dan de zin in stukjes. Pennen klaar?

Inspiratie

Het Lopster gemeentebestuur nodigde mij als tennisbons uit voor een inspiratieavond afgelopen woensdag. Mijn zoon moest die avond ook in Loppersum zijn en vroeg of wij thuis zijn bedje nog een keer konden spreiden. Mijn vrouw reageerde bevestigend “maar”, schreef ze, “papa heeft ’s avonds wel een vergadering.” Een koude douche.

Heb ik een keer iets bijzonders en dan wordt dat, nog voor aanvang, zo afgeserveerd. Maar ik moet toegeven, een inspiratieavond lijkt erg veel op een gewone bijeenkomst. Je luistert 5 kwartier naar praatjes en gaat vervolgens 2 x 25 minuten in een groepje uiteen waarna in het plenaire gedeelte in 5 minuten enkele conclusies worden gedeeld. Dan ga je naar huis.

Dat ik de dag erop toch bovenmatig geïnspireerd was, dank ik dan ook – sorry wethouder –  niet aan het Lopster gemeentebestuur maar aan de collegaatjes van Tekstnet. Wij bleken gisteren namelijk zomaar nietsvermoedend een inspiratiemiddag georganiseerd te hebben. Maar dan zónder de inleidende praatjes.

Het ging over schrijftrainen en coachen van mensen die moeite hebben met het schrijven van zakelijke teksten. Hoe doe je dat? Natuurlijk zijn er allerlei leerzame trainingen over trainen en coachen. Maar het is ook gewoon erg leerzaam om van elkaar te horen hoe je dat aanpakt.

Dat hebben we elkaar verteld. Er was geen spreker. Er was geen energizer. Er was geen coach. Er stonden vier grote tafels. Er waren heerlijke brownies. En vooral: er waren veel leuke mensen die hun kennis en inzichten wilden delen. Inspirerend.

In gesprek over schrijven

Als ik een tekst redigeer of herschrijf, maak ik onbekommerd en rücksichtlos een anonieme ambtelijke tekst vaak een heel stuk korter en pakkender. Ik schrap veel van die lijdende vormen en haal conclusies naar voren. En ik plaats tussenkoppen die de lezer helpen. Echt, vaak knapt een tekst erg van mij op. Maar het is natuurlijk een beetje dweilen met de kraan open. Het zou veel handiger, leuker en productiever zijn als we de auteurs leren hoe ze zelf hun teksten wat kunnen opfleuren. Logisch dat veel tekstschrijvers ook schrijftrainer zijn.

Schrijven en trainen zijn echter twee verschillende bekwaamheden. Als ik een tekst redigeer, doe ik dat in mijn eigen werkkamer, achter mijn eigen computer en zonder al te veel ruggespraak met de auteur. Als ik een schrijftraining geef ga ik juist wel in gesprek. Dat is soms een lastig gesprek.

Je kunt professionals namelijk alleen iets leren als ze de meerwaarde ervan zien. Soms is dat glashelder. Neem een training over correct spellen: de meeste professionals vinden dat een adviesrapport geen spelfouten mag bevatten. Maar lang niet altijd is het zo klip en klaar. Tussenkoppen bijvoorbeeld. Zij stuiten nog wel eens op weerstand.

In mijn trainingen probeer ik daarom deelnemers de meerwaarde ervan te laten ervaren. Ik neem een lange tekst van een van de deelnemers. De ene helft van de groep krijgt de oorspronkelijke tekst, de andere helft krijgt dezelfde tekst mét tussenkoppen. Ze krijgen een paar minuten om de tekst te lezen. Daarna overhoor ik. Vaak merken mensen dan dat ze de tekst mét tussenkoppen beter lezen en beter onthouden. Dan is mijn punt gemaakt.

Denk ik. Hoe overtuigend wil je het? En toch, soms blijft iemand (let op: mijn beleving) steken in ‘zo doen we dat hier niet’. Dan eindigt voor de schrijftrainer het gesprek. Dan is het de beurt aan de leidinggevende: ‘Zo doen we dat hier dus voortaan wel.’ Jammer dat die leidinggevende soms net even weg is.


 

In Tekstblad (02 | 2015) schrijft schrijftrainster Louise Cornelis een interessant artikel over de soms tenenkrommende onmacht van de schrijftrainer.

Vr gr Kees

Het mag allemaal best wat hartelijker en vriendelijker en prettiger en opgewekter, die mails en brieven die we elkaar schrijven. Ik heb deze dagen 40 e-mails bestudeerd van cursisten. Top-mails, allemaal. Maar wat is het met de mens dat als hij voor de zaak schrijft, hij zomaar woorden weglaat?

Dag c’s, Sprak zojuist Piet. Was niet blij. De veranderingen gaan te langzaam. Vindt hij. Morgen aandacht in wo. Vr gr Kees.

Wat gebeurt hier precies? Laten we eest even de volledige tekst uitschrijven en tot ons nemen:

Dag collega’s, Ik sprak zojuist met Piet. Die was niet blij. De veranderingen gaan hem veel te langzaam. Ik wil daarom morgen graag wat aandacht besteden aan het project in het werkoverleg. Met vriendelijke groeten, Kees.

Dat viel best mee, nietwaar? De eerste tekst telt 22 woorden, de tweede 34. Wat doen die 12 woorden precies?

De betekenis verandert niet. De boodschap wel. De boodschap van mail 1 is: Ik heb wel wat beters te doen dan 12 extra woorden te typen. En o ja, we moeten morgen in het werkoverleg over dat project praten.

Nou ja. Dit ga ik vanmiddag vertellen. Daar heb ik twee uur voor. Lastig vak hoor, schrijftrainer.

Ze moeten het snappen

In de theepauze kwam Margreet bij me. ‘Je hebt mijn hele manier van denken overhoop gehaald.’ Er klonk iets van een verwijt in door en ongerustheid maar ook wel verrassing. We hadden het gehad over de folders die deskundigen infectiepreventie aan patiënten geven die geïsoleerd moeten worden.

In hun folders voor deze patiënten hebben mijn deskundigen-in-opleiding de neiging hen het eens even haarfijn uit te leggen. Dat gaat gepaard met lange zinnen en veel moeilijke woorden. Waarom? vraag ik hen.

Eigenlijk krijg ik maar één antwoord: ‘Ze moeten het snappen. Deze folder is bedoeld als extra informatie. De verpleegkundige kan het dan nog eens uitleggen.’

Oké. Ik vraag voormalig verpleegkundige Annie hoe zij aan een patiënt zou uitleggen dat hij geïsoleerd verpleegd en behandeld moet worden.  Annie aarzelt geen moment: ‘U bent besmet met een bacterie. We moeten voorkomen dat u daarmee anderen besmet. Daarom moeten we u apart verplegen en behandelen.’

‘Precies,’ zeg ik en laat de prachtige dia zien die collega Anneke Nunn maakte. Ze klapperen met de oren. Ze lachen. Ze snappen het. Dus toch. ‘Tijd voor een kopje thee?’

Als_Tom-Tom-berichten_2_Anneke_Nunn
Benieuwd wat een jurist zou schrijven? Of een gemeente? Bekijk het op http://www.lettersenlinks.nl, de blog van Tekstnet-collega Anneke Nunn.

ODAT

In mijn trainingen over notuleren gebruik ik een ezelsbruggetje. ODAT.

ODAT staat voor onderwerp, doel, aanpak en tijd. Het is eigenlijk een heel vanzelfsprekend handigheidje maar het wordt niet zo veel gebruikt, merk ik. Waar komt het op neer? Bij het opstellen van de agenda voor een vergadering bepaal je per agendapunt wat het onderwerp exact is, wat je wilt bereiken met de bespreking, hoe je dat aanpakt en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. Zo kunnen deelnemers zich goed voorbereiden en zo kan de notulist handiger notuleren. Immers: als het doel is ‘verkennen mogelijkheden’ notuleer je anders dan wanneer het doel is: ‘Besluit’. Zie mijn site-van-de-zaak voor het hele verhaal over notuleren.

Ik leerde jaren geleden ODAT’en van twee adviseurs van Greep, een organisatie-adviesbureau. Maar zij lopen er niet zo mee te koop. Eigenlijk ook wel logisch want echt erg revolutionair is het niet. Maar de aanpak is handig en het begrip is “catchy”.

Vanmorgen mailde Leontien mij. We kennen elkaar niet. Ze vond mij op ODAT. Ze schreef:

Misschien zit ik ernaast, maar als ik ODAT google, komt in de Nederlandse variant alleen jouw naam naar boven. Mijn vraag is dus, vind je het goed als ik ODAT gebruik in mijn trainingen (uiteraard met bronvermelding)?

Ik zei ‘ja’.

Zo word je een deskundige. Binnenkort zit ik bij Pauw aan tafel.

De zin van mijn bestaan

Toen ik de hoorn had neergelegd zag ik wat ik gedaan had: de oerdegelijke nietmachine, nog afkomstig uit het voormalige hoofdpostkantoor van de PTT aan de Damstraat in Amsterdam, een machine die sinds eind jaren 60 uitstekend functioneerde, lag uit elkaar. Ik had volkomen gedachteloos met een klein schroevedraaiertje de kop eraf geschroefd en vervolgens een klein metalen friemeltje eruit gehaald en twee metalen schuifjes losgehaald waardoor de machine nu niet meer functioneert en ik vanmorgen met 20 losse vellen in de trein zit.

Dat is een beetje het verhaal van mijn leven: ik deed het en ik dacht er niet bij na.

Ik ga vandaag overleggen over een schrijftraining voor een grote organisatie. Mij werd gevraagd om daarvoor een offerte te maken. De beoogde opdrachtgever vroeg of ik in de offerte ook wil aangeven waarom ik die trainingen wil geven. Ik ben tekstschrijver en schrijftrainer. Die vraag is dus in feite de vraag naar de zin van mijn bestaan.

Waarom wil je een grote organisatie beter leren schrijven? Misschien is het wel dit: ik wil graag dat mensen in hun communicatie elkaar de aandacht geven die ze verdienen. In schriftelijke communicatie betekent dat: bedenk wat je wilt met je tekst, verplaats je in de lezer, denk en schrijf vanuit de lezer, wees duidelijk en stel je kwetsbaar op, help de lezer door voldoende leesaanwijzingen, help de lezer door een logische opbouw, kortom: besteed aandacht aan je tekst.

Waarom wil ik mensen beter leren schrijven? Misschien is het wel dit: ik wil graag dat ze erbij nadenken.