Vr gr Kees

Het mag allemaal best wat hartelijker en vriendelijker en prettiger en opgewekter, die mails en brieven die we elkaar schrijven. Ik heb deze dagen 40 e-mails bestudeerd van cursisten. Top-mails, allemaal. Maar wat is het met de mens dat als hij voor de zaak schrijft, hij zomaar woorden weglaat?

Dag c’s, Sprak zojuist Piet. Was niet blij. De veranderingen gaan te langzaam. Vindt hij. Morgen aandacht in wo. Vr gr Kees.

Wat gebeurt hier precies? Laten we eest even de volledige tekst uitschrijven en tot ons nemen:

Dag collega’s, Ik sprak zojuist met Piet. Die was niet blij. De veranderingen gaan hem veel te langzaam. Ik wil daarom morgen graag wat aandacht besteden aan het project in het werkoverleg. Met vriendelijke groeten, Kees.

Dat viel best mee, nietwaar? De eerste tekst telt 22 woorden, de tweede 34. Wat doen die 12 woorden precies?

De betekenis verandert niet. De boodschap wel. De boodschap van mail 1 is: Ik heb wel wat beters te doen dan 12 extra woorden te typen. En o ja, we moeten morgen in het werkoverleg over dat project praten.

Nou ja. Dit ga ik vanmiddag vertellen. Daar heb ik twee uur voor. Lastig vak hoor, schrijftrainer.

Ze moeten het snappen

In de theepauze kwam Margreet bij me. ‘Je hebt mijn hele manier van denken overhoop gehaald.’ Er klonk iets van een verwijt in door en ongerustheid maar ook wel verrassing. We hadden het gehad over de folders die deskundigen infectiepreventie aan patiënten geven die geïsoleerd moeten worden.

In hun folders voor deze patiënten hebben mijn deskundigen-in-opleiding de neiging hen het eens even haarfijn uit te leggen. Dat gaat gepaard met lange zinnen en veel moeilijke woorden. Waarom? vraag ik hen.

Eigenlijk krijg ik maar één antwoord: ‘Ze moeten het snappen. Deze folder is bedoeld als extra informatie. De verpleegkundige kan het dan nog eens uitleggen.’

Oké. Ik vraag voormalig verpleegkundige Annie hoe zij aan een patiënt zou uitleggen dat hij geïsoleerd verpleegd en behandeld moet worden.  Annie aarzelt geen moment: ‘U bent besmet met een bacterie. We moeten voorkomen dat u daarmee anderen besmet. Daarom moeten we u apart verplegen en behandelen.’

‘Precies,’ zeg ik en laat de prachtige dia zien die collega Anneke Nunn maakte. Ze klapperen met de oren. Ze lachen. Ze snappen het. Dus toch. ‘Tijd voor een kopje thee?’

Als_Tom-Tom-berichten_2_Anneke_Nunn
Benieuwd wat een jurist zou schrijven? Of een gemeente? Bekijk het op http://www.lettersenlinks.nl, de blog van Tekstnet-collega Anneke Nunn.

ODAT

In mijn trainingen over notuleren gebruik ik een ezelsbruggetje. ODAT.

ODAT staat voor onderwerp, doel, aanpak en tijd. Het is eigenlijk een heel vanzelfsprekend handigheidje maar het wordt niet zo veel gebruikt, merk ik. Waar komt het op neer? Bij het opstellen van de agenda voor een vergadering bepaal je per agendapunt wat het onderwerp exact is, wat je wilt bereiken met de bespreking, hoe je dat aanpakt en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. Zo kunnen deelnemers zich goed voorbereiden en zo kan de notulist handiger notuleren. Immers: als het doel is ‘verkennen mogelijkheden’ notuleer je anders dan wanneer het doel is: ‘Besluit’.

Ik leerde jaren geleden ODAT’en van twee adviseurs van Greep, een organisatie-adviesbureau. Maar zij lopen er niet zo mee te koop. Eigenlijk ook wel logisch want echt erg revolutionair is het niet. Maar de aanpak is handig en het begrip is “catchy”.

Vanmorgen mailde Leontien mij. We kennen elkaar niet. Ze vond mij op ODAT. Ze schreef:

Misschien zit ik ernaast, maar als ik ODAT google, komt in de Nederlandse variant alleen jouw naam naar boven. Mijn vraag is dus, vind je het goed als ik ODAT gebruik in mijn trainingen (uiteraard met bronvermelding)?

Ik zei ‘ja’.

Zo word je een deskundige. Binnenkort zit ik bij Pauw aan tafel.

De zin van mijn bestaan

Toen ik de hoorn had neergelegd zag ik wat ik gedaan had: de oerdegelijke nietmachine, nog afkomstig uit het voormalige hoofdpostkantoor van de PTT aan de Damstraat in Amsterdam, een machine die sinds eind jaren 60 uitstekend functioneerde, lag uit elkaar. Ik had volkomen gedachteloos met een klein schroevedraaiertje de kop eraf geschroefd en vervolgens een klein metalen friemeltje eruit gehaald en twee metalen schuifjes losgehaald waardoor de machine nu niet meer functioneert en ik vanmorgen met 20 losse vellen in de trein zit.

Dat is een beetje het verhaal van mijn leven: ik deed het en ik dacht er niet bij na.

Ik ga vandaag overleggen over een schrijftraining voor een grote organisatie. Mij werd gevraagd om daarvoor een offerte te maken. De beoogde opdrachtgever vroeg of ik in de offerte ook wil aangeven waarom ik die trainingen wil geven. Ik ben tekstschrijver en schrijftrainer. Die vraag is dus in feite de vraag naar de zin van mijn bestaan.

Waarom wil je een grote organisatie beter leren schrijven? Misschien is het wel dit: ik wil graag dat mensen in hun communicatie elkaar de aandacht geven die ze verdienen. In schriftelijke communicatie betekent dat: bedenk wat je wilt met je tekst, verplaats je in de lezer, denk en schrijf vanuit de lezer, wees duidelijk en stel je kwetsbaar op, help de lezer door voldoende leesaanwijzingen, help de lezer door een logische opbouw, kortom: besteed aandacht aan je tekst.

Waarom wil ik mensen beter leren schrijven? Misschien is het wel dit: ik wil graag dat ze erbij nadenken.

Transfer

Stel, je wilt iets leren. Iets wat je nu nog niet kunt en waarvan jij of je baas denkt: dat is belangrijk.’ Stel, je wilt bijvoorbeeld leren hoe je de achterband kan vervangen van een hybride racefiets. Je hebt dan grosso modo drie mogelijkheden. Je koopt het handboek Fiets (of kijkt op YouTube) en gaat aan de knutsel. Je kunt ook gewoon beginnen en al doende leren, eventueel onder supervisie van je baas. En je kunt op training ‘hybrideracefietsachterbandvervanging’. Dat is veilig, comfortabel en ook nog eens erg leerzaam. Bovendien krijg je tijdens de lunch soep en een broodje kroket.

Schrijven is typisch iets wat aangeleerd krijgt via de eerste twee leerstrategieën. Maar soms kiezen mensen bewust voor die training. En het broodje kroket natuurlijk. Ik word in mijn hoedanigheid van trainer Schriftelijke communicatie regelmatig ingehuurd door mensen met concrete leerwensen. Ze vinden hun brieven te vaag, hun zinnen te wollig of hun nota’s te lang. En waaratje: we zijn een paar uur onderweg en de ogen beginnen te glinsteren, de mondhoeken krullen wat naar boven, de zit wordt gefocuster en de koffie koud. Ze snappen het. Ze lachen om hun eigenoude schrijfsels en zijn aan het einde van de training in staat om die schrijfsels zo aan te passen dat “het gewoon lekker loopt”.

Yes! Ze snappen het. Ze kunnen het. Ze doen het. Ze strálen.

Als het gaat om een vaardigheid als het vervangen van een achterband, heb je als trainer en cursist op dat moment een behoorlijke stap gezet. Bij schrijftrainingen begint het dan pas. Ja, ze snappen het, ze kunnen het en ze doen het. In de klas. Maar na die eerste euforie volgt vaak de deceptie. Ze kijken nog eens naar hun nieuwe brief en realiseren zich: ‘Maar dit gaat Maria nooit goed vinden.’ Maria is de baas van de baas.

Hier doet zich een interessant fenomeen voor. Terwijl de fietsenmaker die zijn jongste bediende naar de bandvervangcursus stuurde, die leerjongen bij de eerste banden een handje helpt, zijn veel bazen geneigd de nieuwe brief van mijn cursist hupsakee terzijde te schuiven: ‘Zo doen we dat hier niet.’ En dus moet ik als trainer mijn cursisten leren hoe zij hun baas een handje helpen. Transfer, lastig hoor.

Notuleren

Ik verzorg trainingen over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. En ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

%d bloggers liken dit: