Schrijven voor hooggeplaatsten

Hoe schrijf je een geweldige e-mail? Het begint met aandacht.

Wie aandacht wil, moet aandacht géven. Geen oud Chinees spreekwoord maar de kortste samenvatting van mijn training over het schrijven van een geweldige e-mail. De secretaresses die deelnamen kwamen er uit het hele land voor naar Eindhoven. Ik ook trouwens! Maar het was de moeite waard, vonden we allemaal na afloop.

En eigenlijk is het zo simpel. Eigenlijk is het gewoon wellevendheid. Besteed wat aandacht aan de ander. Besteed wat aandacht aan je mail.

Dat begint met een goede structuur, liet ik zien. Een opening waarin je even je lezer aanspreekt en waarin je de aanleiding voor je mail schetst. En eventueel kun je dan ook vertellen wat je belangrijkste boodschap is en hoe je je mail hebt opgebouwd. Die structuur maak je ook zichtbaar met wat tussenkopjes. Ik had m’n huiswerk gedaan en liet een paar voorbeelden zien. Hun eigen mail vóór mijn make-over en erna. Dezelfde mail, dezelfde tekst maar nu met een korte inleiding en een paar tussenkopjes.

En het werd vervolgd met een aantal kleinere zaken zoals de toon van je e-mail. Een belangrijk onderwerp werd – voor mij geheel onverwacht – het woord ‘welke’. Niet het vragend voornaamwoord maar het betrekkelijk voornaamwoord. ‘Is ‘welke’ een betrekkelijk voornaamwoord?’ denkt u nu. Nee, stelde ik. ‘Ja’, zeiden mijn cursisten. Bijvoorbeeld in de zin:

Wij maken gebruik van het systeem welk de locatie ons biedt.

Ik stelde mij vooral op het standpunt dat deze variant van het woord inmiddels sterk verouderd is. Zeg maar rustig: archaïsch. Zij vonden van niet. Zeker als je voor hooggeleerde hooggeplaatsten schrijft.

Daar zit je dan als een van de vele weledelgestrenge hooggeleerde hooggeplaatsten. Ze schrijven ‘welke’ naar je. Maar áándacht kreeg je.

Overigens, thuis bleek dat Onze Taal stelt dat ‘welke’ als betrekkelijk voornaamwoord niet gebruikt mag worden voor het-woorden. En dat het je tekst wat stijf en stroef maakt. Lees het zelf.

Hoe een goede e-mail je relatie verbetert

Een goede e-mail is met zorg geschreven. Spreek je lezer al in de openingszin aan. Zorg voor een persoonlijke afsluiting. Mensen zijn nu eenmaal gek op aandacht!

Een e-mail is goed als hij doet wat hij moet doen: bijvoorbeeld informatie overdragen, het liefst een beetje vlot. Maar een e-mail kan méér. Dat staat of valt met áándacht.

Een e-mail is persoonlijke communicatie. Als je zo’n e-mail de aandacht geeft die persoonlijke communicatie verdient, schrijf je voortaan geen goede e-mail maar een geweldige e-mail. Een e-mail die méér doet dat wat hij moet doen. Een e-mail die de relatie met de ander verstevigt of zelfs verbetert. Immers: een e-mail kan zomaar een klein brokje persoonlijke aandacht zijn. En als mensen ergens gek op zijn dan is het aandacht! Daarmee wordt iedere e-mail een kans voor open doel.

Aandacht

Waar zit het ‘m dan in? In één groot ding en heel veel kleine dingen. Dat grote ding is de structuur. Een geweldige mail heeft een duidelijke structuur die je lezer onmiddellijk kan zien. Daar kom ik later nog wel eens op terug. Maar die kleine dingen zijn minstens zo belangrijk. Ze zijn samen te vatten tot dat ene woord: aandacht. Een paar voorbeelden:

  • Een vriendelijke opening: ‘Hartelijk dank voor je mail. Natuurlijk kun je morgen  …’
  • Een prettige afsluiting: ‘Graag tot ziens.’ of: ‘Nog een fijne dag.’
  • Een correcte aanhef: ‘Beste Carlijn’ (en dus niet ‘Carolien’ zoals ik onlangs iemand aan een Carlijn zag schrijven).
  • ‘mevrouw’ of ‘meneer’ in plaats van ‘mw’ of ‘hr’
  • Foutloosheid
  • Spreek je lezer aan, het liefst al in de eerste zin. Dus niet: ‘ik stuur u’ maar: ‘u ontvangt hierbij’. Zo maak je van je e-mail geen i-mail maar een u-mail.

Ach ja. ‘A little love and affection in everything you do will make the world a better place’. Neil Young zong het al.

Over Maak van je  i-mail een u-mail schreef ik eerder.

Betere e-mails

Volgende week verzorg ik voor een groep cursisten een extra ingelaste aanvullende minitraining over het schrijven van e-mails. We hebbenmaar 3 uur dus ik verklap de inhoud van de les maar vast: houd rekening met de context, wees duidelijk, wees vriendelijk en beperk je tot de zaak.

Om die training voor te bereiden vroeg ik deelnemers mij een aantal van een hun zakelijke e-mails toe te sturen. Een mail viel me op door het royale gebruik van het hulpwerkwoord ‘zullen’.

Ik kreeg haar mail terwijl ik midden in een heel andere klus zat waarvoor ik al een paar uur had geworsteld met Joomla, een schitterend en gratis programma om websites mee te bouwen en te onderhouden. Maar wat ik ook probeerde, ik kreeg mijn nieuwe tekst niet online. Dus dan is zo’n e-mail een cadeautje. Kun je even je gedachten verzetten. Even iets anders. Zodra ik haar mail gelezen had, mailde ik terug. ‘Bedankt voor je mail. Ik ga ermee aan de slag. Jij kunt alvast tellen hoe vaak je het werkwoord ‘zullen’ gebruikte in je mail. Met vriendelijke groet, Wout Sorgdrager’

Practice what you preach, kent u die uitdrukking?