We bellen

Verbazing. Verbijstering. Ontzetting. Ik had wat bestanden nodig en belde een paar mensen of ze me dat konden toesturen. Onbegrip was heel even mijn deel. Ze zeiden het niet maar uit mijn telefoon spetterde die ene grote vraag. ‘Waarom mail je niet?’

Dat had een reden en een oorzaak. De oorzaak was erg basic. Op mijn werkkamer was ik vergeten de verwarming aan te zetten en het was er gewoon stervenskoud. Mailen vanaf mijn telefoon kan maar ik niet. Althans. Niet goed. De reden was minder prozaïsch. Ik realiseerde me dat ik al dagen niemand anders meer had gesproken dan mijn lieve vrouw, de kaaswinkelier, de caissière van de winkel en de mevrouw van de groentekraam op de markt. En ieder heeft stuk voor stuk een waardevol stuk conversatie in de aanbieding maar ik wilde ook wel eens iemand spreken over de zaak. En waratje. Dat pakte nog eens goed uit ook.

De eerste die ik sprak had de gevraagde bestanden niet en wist wie ze wel had. En bovendien konden we ook nog even kortsluiten over een bijeenkomst volgende week en over nog wat andere dingen. En met de tweede gesprekspartner had ik een kort maar waardevol stuk interactie over koetjes en kalfjes.

Bellen is passé. Bellen is haast wat onbeleefd, zo lijkt het. Ik ga het vaker doen.

Schrijven voor hooggeplaatsten

Hoe schrijf je een geweldige e-mail? Het begint met aandacht.

Wie aandacht wil, moet aandacht géven. Geen oud Chinees spreekwoord maar de kortste samenvatting van mijn training over het schrijven van een geweldige e-mail. De secretaresses die deelnamen kwamen er uit het hele land voor naar Eindhoven. Ik ook trouwens! Maar het was de moeite waard, vonden we allemaal na afloop.

En eigenlijk is het zo simpel. Eigenlijk is het gewoon wellevendheid. Besteed wat aandacht aan de ander. Besteed wat aandacht aan je mail.

Dat begint met een goede structuur, liet ik zien. Een opening waarin je even je lezer aanspreekt en waarin je de aanleiding voor je mail schetst. En eventueel kun je dan ook vertellen wat je belangrijkste boodschap is en hoe je je mail hebt opgebouwd. Die structuur maak je ook zichtbaar met wat tussenkopjes. Ik had m’n huiswerk gedaan en liet een paar voorbeelden zien. Hun eigen mail vóór mijn make-over en erna. Dezelfde mail, dezelfde tekst maar nu met een korte inleiding en een paar tussenkopjes.

En het werd vervolgd met een aantal kleinere zaken zoals de toon van je e-mail. Een belangrijk onderwerp werd – voor mij geheel onverwacht – het woord ‘welke’. Niet het vragend voornaamwoord maar het betrekkelijk voornaamwoord. ‘Is ‘welke’ een betrekkelijk voornaamwoord?’ denkt u nu. Nee, stelde ik. ‘Ja’, zeiden mijn cursisten. Bijvoorbeeld in de zin:

Wij maken gebruik van het systeem welk de locatie ons biedt.

Ik stelde mij vooral op het standpunt dat deze variant van het woord inmiddels sterk verouderd is. Zeg maar rustig: archaïsch. Zij vonden van niet. Zeker als je voor hooggeleerde hooggeplaatsten schrijft.

Daar zit je dan als een van de vele weledelgestrenge hooggeleerde hooggeplaatsten. Ze schrijven ‘welke’ naar je. Maar áándacht kreeg je.

Overigens, thuis bleek dat Onze Taal stelt dat ‘welke’ als betrekkelijk voornaamwoord niet gebruikt mag worden voor het-woorden. En dat het je tekst wat stijf en stroef maakt. Lees het zelf.

Dank u voor de e-mail

Heer, dank u voor de e-mail, dank u voor de mogelijkheid om out-of-office te zijn en later op uw bericht terug te komen, uit te stellen, af te wachten, in de wacht te zetten, mee te nemen, nader bericht te laten volgen en dat allemaal gewoon onmiddellijk nu.

Heer, dank voor de e-mail, dank u voor de mogelijkheden om complete dossiers mee te sturen, dank u voor de mogelijkheid om de ander te bedelven onder feiten cijfers uitslagen rapporten inzichten mogelijkheden kansen best practices business cases ballonnetjes aanpakplannen.

Heer, dank u voor dank voor de e-mail, dank u voor de mogelijkheid om al die dingen te schrijven of te cc’en of te bcc’en die je nooit zou zeggen in een echt gesprek, van mens tot mens. 

Heer, dank u voor de e-mail.

Hoe een goede e-mail je relatie verbetert

Een goede e-mail is met zorg geschreven. Spreek je lezer al in de openingszin aan. Zorg voor een persoonlijke afsluiting. Mensen zijn nu eenmaal gek op aandacht!

Een e-mail is goed als hij doet wat hij moet doen: bijvoorbeeld informatie overdragen, het liefst een beetje vlot. Maar een e-mail kan méér. Dat staat of valt met áándacht.

Een e-mail is persoonlijke communicatie. Als je zo’n e-mail de aandacht geeft die persoonlijke communicatie verdient, schrijf je voortaan geen goede e-mail maar een geweldige e-mail. Een e-mail die méér doet dat wat hij moet doen. Een e-mail die de relatie met de ander verstevigt of zelfs verbetert. Immers: een e-mail kan zomaar een klein brokje persoonlijke aandacht zijn. En als mensen ergens gek op zijn dan is het aandacht! Daarmee wordt iedere e-mail een kans voor open doel.

Aandacht

Waar zit het ‘m dan in? In één groot ding en heel veel kleine dingen. Dat grote ding is de structuur. Een geweldige mail heeft een duidelijke structuur die je lezer onmiddellijk kan zien. Daar kom ik later nog wel eens op terug. Maar die kleine dingen zijn minstens zo belangrijk. Ze zijn samen te vatten tot dat ene woord: aandacht. Een paar voorbeelden:

  • Een vriendelijke opening: ‘Hartelijk dank voor je mail. Natuurlijk kun je morgen  …’
  • Een prettige afsluiting: ‘Graag tot ziens.’ of: ‘Nog een fijne dag.’
  • Een correcte aanhef: ‘Beste Carlijn’ (en dus niet ‘Carolien’ zoals ik onlangs iemand aan een Carlijn zag schrijven).
  • ‘mevrouw’ of ‘meneer’ in plaats van ‘mw’ of ‘hr’
  • Foutloosheid
  • Spreek je lezer aan, het liefst al in de eerste zin. Dus niet: ‘ik stuur u’ maar: ‘u ontvangt hierbij’. Zo maak je van je e-mail geen i-mail maar een u-mail.

Ach ja. ‘A little love and affection in everything you do will make the world a better place’. Neil Young zong het al.

Over Maak van je  i-mail een u-mail schreef ik eerder.

Willen en zullen

We doen in deze vakantieperiode een paar blogjes in de herhaling. Deze week doen we in schrijftips.

We hadden het over hulpwerkwoorden. Iemand schreef in een e-mail:

Graag zou ik begin volgend jaar een aantal bijeenkomsten willen houden waarin we met jullie willen praten over de problemen waar jullie tegenaan lopen en uiteraard de mogelijke oplossingen ervan.  Zouden jullie mij willen aangeven of jullie een voorkeur hebben voor de dag, het tijdstip en de duur van het overleg. Zouden jullie me ook willen aangeven wanneer jullie niet kunnen.

Hier staat geen onvertogen woord in. Het is prima Nederlands. Maar we tellen acht vormen van ‘willen’ en ‘zullen’.

‘Maar hoe moet het dan?’ verzuchtte men.

Eigenlijk is dat heel simpel. Schrap gewoon die hulpwerkwoorden. Haal ze weg. En met de oermodder die dan resteert bouw je een nieuwe zin. Voor de vuist weg maakte ik ervan:

We organiseren volgend jaar een aantal bijeenkomsten om met jullie te overleggen over de problemen waar jullie tegenaan lopen. Laten jullie me weten naar welke dag en naar welk moment je voorkeur uitgaat?

Steviger vond men. veel steviger. Maar het heeft wel een nadeel: nou moet je het ook echt doen. Precies. Dat is dus de functie van al die ‘willen’ en ‘zullen’: we schrijven niet dát we het doen, we schrijven dat we het van plan zijn. We spreken onze intentie uit. En tja, dan kan er nog van alles gebeuren. Ons pakken ze niet.

Ik-boodschap

Vijftigers zijn groot geworden met de ik-boodschap. Worden ik-boodschappen eigenlijk nog gegeven? Ik weet het niet. Voor de jonkies misschien even in het kort wat een ik-boodschap is.  Zeg niet: wat ben je weer negatief. Zeg: ik merk bij mezelf dat ik er last van heb dat [hier volgt een concrete omschrijving van het getoonde gedrag]’ Het voordeel van een ik-boodschap is dat je geen uitspraken doet over de ander maar over jezelf. Dat geeft de ander wat speelruimte. Ik-boodschappen hebben een groot nadeel: de spruitjeslucht.

Gisteren kreeg ik een mail van een nijvere hbo’er. Hij had mij enige tijd geleden een vragenlijst gestuurd. Die vragenlijst is moeilijk en ik had er geen zin in. Mijn enquêteur maande mij om alsnog de lijst in te vullen. Hij sloot zijn mail af met: ‘Graag ontvang ik uw reactie voor 1 december’.

In zekere zin is dit een ik-boodschap. En toch. Ik ervaar de formulering als pinnig. Wat is er mis mee? Ik ben voor ik-boodschappen maar dan moet je het wel goed doen: ‘Ik merk bij mezelf dat ik het erg jammer vind dat u die vragenlijst van mij nog niet invulde.’

Maar misschien moet je een vraag ook maar gewoon een vraag laten zijn en een mededeling een mededeling: ‘Wilt u alstublieft de vragenlijst voor 1 december terugsturen? U zou mij er een groot plezier mee doen.’

%d bloggers liken dit: