Notuleren

Ik verzorg trainingen over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. En ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

Notuleren (2)

Ik vergader niet veel meer. Ik weet nog goed dat ik, toen ik even een beetje belangrijk was geworden, iedere maandagochtend van 9.00 uur tot ongeveer 12.00 uur moest vergaderen met mensen die datzelfde was overkomen. Dat vergaderen was voor straf. We sloften met doffe maandagochtendogen met onze vergaderstukken naar een vergaderkamer waar we aan een grote vergadertafel vergaderden en vergaderden en vergaderden. De deuren van de kamers in de gang waarover onze droeve stoet voortsjokte, stonden half open; ik zag de collega’s ons nakijken. Ze benijdden ons niet. Hooguit waren ze jaloers op het gemak waarmee we de aanstaande uren ons geld zouden opstrijken. Zitten, dutten, lezen, klieren, wachten, praten. Praten, heel veel praten.

Nadat we allemaal weer in onze holen waren gekropen om de grote vergadering voort te zetten in bilateralen voltrok zich elders een wonder. Iemand schreef de notulen.

Dat was een vorm van  magie. Uit die gigantische rijstebrijberg van woorden toverde iemand een – meestal – coherent verhaal. Dat was de verdienste van de notuliste, niet van ons. Dankzij die notulen vielen we niet door de mand. We zijn nu jaren verder. Ik ben allang niet meer belangrijk. Maar nog iedere avond doe ik mijn broekspijpen naar boven en ontbloot ik mijn knieën. ‘Dank u, dank u.’

Mijn trainingen ‘Notuleren’ zijn overbodig als voorzitters een training over vergaderen zouden volgen. Maar vertel dat maar niet verder.

Weten hoe die secretaresse dat deed? Lees de tips op mijn zakelijke site. 

Zie ook Notuleren (1)

Notuleren

Gisteren verzorgde ik een training over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. Op Secretaressedag (dames, heren ook, hartelijk gefeliciteerd) mogen we daar wel even aandacht aan besteden, dunkt me.

Ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

%d bloggers liken dit: