Notulen

Ik coach en train notulisten. De hamvraag is eigenlijk altijd: wat noteer je, wat noteer je niet?

Die vraag wat je noteert is voor notulisten belangrijk. Schrijf je domweg alles op? Dat is heel moeilijk. Al is het alleen maar vanwege de interrupties. Hoe leg je die vast? Bovendien is niet alles wat sprekers zich laten ontvallen notuleerwaardig. Maar wat schrijf je dan wel op?

Je schrijft op wat van belang is. En wat van belang is, is afhankelijk van wat je met de bespreking beoogde.

Vergaderen doe je als het goed is volgens een aanpak die zich laat samenvatten als ODAT: stel het onderwerp scherp vast, benoem het doel van de bespreking, denk na over de aanpak en over hoeveel tijd je eraan wilt besteden. Mogelijke doelen zijn bijvoorbeeld: ‘meningvormend’ of ‘informatief’ of ‘besluit’. Als je wilt dat mensen zich een mening vormen, geef je elkaar wat vrije ruimte en de mogelijkheid om domme dingen te zeggen of foute dingen. Meningvormende vergaderingen kun je wat mij betreft relatief bondig samenvatten met behulp van een zinnetje als: ‘in het gesprek kwam naar voren …’ Bij besluitvormende agendapunten noteer je het voorgenomen of genomen besluit en de belangrijkste redenen of argumenten.

Maar vergaderingen zijn soms ook bedoeld om met elkaar in vertrouwelijkheid het hart te luchten. Dan kan je nog korter zijn. Die besprekingen notuleer je bijvoorbeeld als volgt.

Staatssecretaris Snel deelt mee  op 11 juni 2019 met enkele betrokken ouders in de toeslagenzaak te hebben gesproken. […] In het gesprek met de ouders kwamen gevoelens van teleurstelling en boosheid naar boven.’

of

Spreker [Koolmees] toont zich hierover zeer ontstemd, omdat de rol van de twee coalitiefracties weinig behulpzaam is bij het oplossen van de onderliggende problemen.

of

Spreker [Rutte] toont weinig begrip voor woordvoerders van coalitiefracties die zich in de media trachten te profileren en laat weten in de richting van mevrouw Lodders reeds het belang van eenheid binnen de coalitie te hebben benadrukt.

Wat een prachtige, gruwelijke eufemismen. Maar ook: wat heerlijk bondig opgeschreven.

ODAT

In mijn trainingen over notuleren gebruik ik een ezelsbruggetje. ODAT.

ODAT staat voor onderwerp, doel, aanpak en tijd. Het is eigenlijk een heel vanzelfsprekend handigheidje maar het wordt niet zo veel gebruikt, merk ik. Waar komt het op neer? Bij het opstellen van de agenda voor een vergadering bepaal je per agendapunt wat het onderwerp exact is, wat je wilt bereiken met de bespreking, hoe je dat aanpakt en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. Zo kunnen deelnemers zich goed voorbereiden en zo kan de notulist handiger notuleren. Immers: als het doel is ‘verkennen mogelijkheden’ notuleer je anders dan wanneer het doel is: ‘Besluit’.

Ik leerde jaren geleden ODAT’en van twee adviseurs van Greep, een organisatie-adviesbureau. Maar zij lopen er niet zo mee te koop. Eigenlijk ook wel logisch want echt erg revolutionair is het niet. Maar de aanpak is handig en het begrip is “catchy”.

Vanmorgen mailde Leontien mij. We kennen elkaar niet. Ze vond mij op ODAT. Ze schreef:

Misschien zit ik ernaast, maar als ik ODAT google, komt in de Nederlandse variant alleen jouw naam naar boven. Mijn vraag is dus, vind je het goed als ik ODAT gebruik in mijn trainingen (uiteraard met bronvermelding)?

Ik zei ‘ja’.

Zo word je een deskundige. Binnenkort zit ik bij Pauw aan tafel.

Notuleren

Ik verzorg trainingen over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. En ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

Notuleren (2)

Ik vergader niet veel meer. Ik weet nog goed dat ik, toen ik even een beetje belangrijk was geworden, iedere maandagochtend van 9.00 uur tot ongeveer 12.00 uur moest vergaderen met mensen die datzelfde was overkomen. Dat vergaderen was voor straf. We sloften met doffe maandagochtendogen met onze vergaderstukken naar een vergaderkamer waar we aan een grote vergadertafel vergaderden en vergaderden en vergaderden. De deuren van de kamers in de gang waarover onze droeve stoet voortsjokte, stonden half open; ik zag de collega’s ons nakijken. Ze benijdden ons niet. Hooguit waren ze jaloers op het gemak waarmee we de aanstaande uren ons geld zouden opstrijken. Zitten, dutten, lezen, klieren, wachten, praten. Praten, heel veel praten.

Nadat we allemaal weer in onze holen waren gekropen om de grote vergadering voort te zetten in bilateralen voltrok zich elders een wonder. Iemand schreef de notulen.

Dat was een vorm van  magie. Uit die gigantische rijstebrijberg van woorden toverde iemand een – meestal – coherent verhaal. Dat was de verdienste van de notuliste, niet van ons. Dankzij die notulen vielen we niet door de mand. We zijn nu jaren verder. Ik ben allang niet meer belangrijk. Maar nog iedere avond doe ik mijn broekspijpen naar boven en ontbloot ik mijn knieën. ‘Dank u, dank u.’

Mijn trainingen ‘Notuleren’ zijn overbodig als voorzitters een training over vergaderen zouden volgen. Maar vertel dat maar niet verder.

Weten hoe die secretaresse dat deed? Lees de tips op mijn zakelijke site. 

Zie ook Notuleren (1)

Notuleren

Gisteren verzorgde ik een training over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. Op Secretaressedag (dames, heren ook, hartelijk gefeliciteerd) mogen we daar wel even aandacht aan besteden, dunkt me.

Ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

%d bloggers liken dit: