Notulen

Ik coach en train notulisten. De hamvraag is eigenlijk altijd: wat noteer je, wat noteer je niet?

Die vraag wat je noteert is voor notulisten belangrijk. Schrijf je domweg alles op? Dat is heel moeilijk. Al is het alleen maar vanwege de interrupties. Hoe leg je die vast? Bovendien is niet alles wat sprekers zich laten ontvallen notuleerwaardig. Maar wat schrijf je dan wel op?

Je schrijft op wat van belang is. En wat van belang is, is afhankelijk van wat je met de bespreking beoogde.

Vergaderen doe je als het goed is volgens een aanpak die zich laat samenvatten als ODAT: stel het onderwerp scherp vast, benoem het doel van de bespreking, denk na over de aanpak en over hoeveel tijd je eraan wilt besteden. Mogelijke doelen zijn bijvoorbeeld: ‘meningvormend’ of ‘informatief’ of ‘besluit’. Als je wilt dat mensen zich een mening vormen, geef je elkaar wat vrije ruimte en de mogelijkheid om domme dingen te zeggen of foute dingen. Meningvormende vergaderingen kun je wat mij betreft relatief bondig samenvatten met behulp van een zinnetje als: ‘in het gesprek kwam naar voren …’ Bij besluitvormende agendapunten noteer je het voorgenomen of genomen besluit en de belangrijkste redenen of argumenten.

Maar vergaderingen zijn soms ook bedoeld om met elkaar in vertrouwelijkheid het hart te luchten. Dan kan je nog korter zijn. Die besprekingen notuleer je bijvoorbeeld als volgt.

Staatssecretaris Snel deelt mee  op 11 juni 2019 met enkele betrokken ouders in de toeslagenzaak te hebben gesproken. […] In het gesprek met de ouders kwamen gevoelens van teleurstelling en boosheid naar boven.’

of

Spreker [Koolmees] toont zich hierover zeer ontstemd, omdat de rol van de twee coalitiefracties weinig behulpzaam is bij het oplossen van de onderliggende problemen.

of

Spreker [Rutte] toont weinig begrip voor woordvoerders van coalitiefracties die zich in de media trachten te profileren en laat weten in de richting van mevrouw Lodders reeds het belang van eenheid binnen de coalitie te hebben benadrukt.

Wat een prachtige, gruwelijke eufemismen. Maar ook: wat heerlijk bondig opgeschreven.

ODAT

In mijn trainingen over notuleren gebruik ik een ezelsbruggetje. ODAT.

ODAT staat voor onderwerp, doel, aanpak en tijd. Het is eigenlijk een heel vanzelfsprekend handigheidje maar het wordt niet zo veel gebruikt, merk ik. Waar komt het op neer? Bij het opstellen van de agenda voor een vergadering bepaal je per agendapunt wat het onderwerp exact is, wat je wilt bereiken met de bespreking, hoe je dat aanpakt en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. Zo kunnen deelnemers zich goed voorbereiden en zo kan de notulist handiger notuleren. Immers: als het doel is ‘verkennen mogelijkheden’ notuleer je anders dan wanneer het doel is: ‘Besluit’.

Ik leerde jaren geleden ODAT’en van twee adviseurs van Greep, een organisatie-adviesbureau. Maar zij lopen er niet zo mee te koop. Eigenlijk ook wel logisch want echt erg revolutionair is het niet. Maar de aanpak is handig en het begrip is “catchy”.

Vanmorgen mailde Leontien mij. We kennen elkaar niet. Ze vond mij op ODAT. Ze schreef:

Misschien zit ik ernaast, maar als ik ODAT google, komt in de Nederlandse variant alleen jouw naam naar boven. Mijn vraag is dus, vind je het goed als ik ODAT gebruik in mijn trainingen (uiteraard met bronvermelding)?

Ik zei ‘ja’.

Zo word je een deskundige. Binnenkort zit ik bij Pauw aan tafel.

%d bloggers liken dit: