Secretaressedag geüpdatet

550secretaressedagCrop

Ik herinner me dat, toen ik nog echt een baan had, je ’s avonds bij het naar huis gaan precies kon zien wanneer het secretaressedag was. Tientallen dames verlieten die dag het gebouw met een grote bos bloemen. Hoe slechter de baas, hoe groter de bos.

Ik heb geen baan meer en vervreemd dus enigszins van het echte leven. Maar als je nu tientallen dames met een bos bloemen hun werkplek ziet verlaten, is het Valentijnsdag. Secretaressedag wordt tegenwoordig anders ingevuld. Met wellness bijvoorbeeld of een training of, de crisis is immers alweer voorbij, met allebei.

De afgelopen jaren verzorgde ik op secretaressedag workshops over de nieuwe spelling. Dat is in feite zo’n combi van wellness en training. Hoe gek ook, een workshop over spelling is namelijk gewoon leuk. Dat heeft drie oorzaken. In de eerste plaats is het leuk om iets heel concreets te leren. Waarom schrijf je tegenwoordig ‘pannenkoek’ in plaats van ‘pannekoek’? Hoe schrijf je ‘sms’je’? En hoe vervoeg je het werkwoord ‘upgraden’? Je wist het niet en na afloop weet je het wel. In de tweede plaats is het soms ook gewoon lachwekkend. Je ziet namelijk wat de gevolgen zijn als je rigide vasthoudt aan regels. ‘De geüpdatete brief moet alsnog geüpgraded worden.’ Het is correct maar het voelt vreemd.

Maar de belangrijkste oorzaak is gewoon het heerlijke schoolbankjesgevoel dat zo’n workshop oproept. Alleen al het dictee. Ik open zo’n workshop met een dictee en onmiddellijk ontstaat er een wat gespannen, giechelige sfeer die omslaat in een wat gespannen stilte als ik begin met voorlezen. We zijn weer helemaal terug in vroeger. Niet aan te bevelen dus voor mensen met hele slechte herinneringen aan school. Voor de anderen: ik lees eerst de hele zin voor en dan de zin in stukjes. Pennen klaar?

Notuleren

Ik verzorg trainingen over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. En ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.

Notuleren

Gisteren verzorgde ik een training over notuleren. De last die deze taak dagelijks tienduizenden mensen bezorgt, wordt zwaar onderschat. Op Secretaressedag (dames, heren ook, hartelijk gefeliciteerd) mogen we daar wel even aandacht aan besteden, dunkt me.

Ik las als trainer honderden notulen van honderden vergaderingen. Ik verzeker je: de meeste notulisten schrijven te veel op. Ze luisteren niet, ze schrijven. Als ik een vergaderfragment laat horen beginnen mijn cursisten meteen te schrijven. Sterker. Als ik hen verbied om een pen vast te houden, zie je sommige deelneemsters in een soort kramp schieten. Gewoon luisteren, zomaar, zonder pen, doet haast pijn. Zeker als het onderwerp hen wat vreemd is.

Het resultaat van al dat geschrijf? Papier, heel veel papier. Soms met prachtig Nederlands, soms met minder mooi Nederlands. Maar er zijn maar heel weinig lezers die ervan genieten. Ik vraag mijn cursisten om (ter voorbereiding op de terugkomdag) met hun voorzitter een keer te praten over de notulen die ze vaak al jaren maken. ‘Wat vind je er eigenlijk van? Kunnen ze ook korter, wat jou betreft?’ Die vraag leidt – leert mij de ervaring – soms tot ontluisterende situaties. Zo had ik een tijdje terug een cursist die haar notuleertaak heel zwaar opnam. Ze nam alle aantekeningen mee naar huis en zat er twee avonden in haar eigen tijd op te zweten want op haar werk kreeg ze er de tijd en de rust niet voor. In zo’n “goed gesprek” zei haar voorzitter dat hij ook dik tevreden zou zijn met een half A4’tje met de afspraken. Al die moeite… Stel je de echtgenoot van deze mevrouw eens voor: ‘Schat, kom nou naar bed. Toe.’
‘Nee, nog even wat-verder-ter-tafel-komt.’

Echt. Een goed gesprek doet soms wonderen. Maar schrijf het niet op. Noteer alleen: minder, korter, beter. Nu.

Meer tips? Ga naar de site van de zaak.