Secretaressedag geüpdatet

550secretaressedagCrop

Ik herinner me dat, toen ik nog echt een baan had, je ’s avonds bij het naar huis gaan precies kon zien wanneer het secretaressedag was. Tientallen dames verlieten die dag het gebouw met een grote bos bloemen. Hoe slechter de baas, hoe groter de bos.

Ik heb geen baan meer en vervreemd dus enigszins van het echte leven. Maar als je nu tientallen dames met een bos bloemen hun werkplek ziet verlaten, is het Valentijnsdag. Secretaressedag wordt tegenwoordig anders ingevuld. Met wellness bijvoorbeeld of een training of, de crisis is immers alweer voorbij, met allebei.

De afgelopen jaren verzorgde ik op secretaressedag workshops over de nieuwe spelling. Dat is in feite zo’n combi van wellness en training. Hoe gek ook, een workshop over spelling is namelijk gewoon leuk. Dat heeft drie oorzaken. In de eerste plaats is het leuk om iets heel concreets te leren. Waarom schrijf je tegenwoordig ‘pannenkoek’ in plaats van ‘pannekoek’? Hoe schrijf je ‘sms’je’? En hoe vervoeg je het werkwoord ‘upgraden’? Je wist het niet en na afloop weet je het wel. In de tweede plaats is het soms ook gewoon lachwekkend. Je ziet namelijk wat de gevolgen zijn als je rigide vasthoudt aan regels. ‘De geüpdatete brief moet alsnog geüpgraded worden.’ Het is correct maar het voelt vreemd.

Maar de belangrijkste oorzaak is gewoon het heerlijke schoolbankjesgevoel dat zo’n workshop oproept. Alleen al het dictee. Ik open zo’n workshop met een dictee en onmiddellijk ontstaat er een wat gespannen, giechelige sfeer die omslaat in een wat gespannen stilte als ik begin met voorlezen. We zijn weer helemaal terug in vroeger. Niet aan te bevelen dus voor mensen met hele slechte herinneringen aan school. Voor de anderen: ik lees eerst de hele zin voor en dan de zin in stukjes. Pennen klaar?

Leunen en steunen

De diplomering van een opleiding waar ik aan meewerk werd opgeluisterd door een workshop voor de hele zaal. Het precieze thema van de workshop ontging me maar een van de oefeningen groeide voor mij uit tot een ware levensles.

De opdracht was eenvoudig. Draai je naar je buurman of buurvrouw. Leg je handen op elkaars schouder. Doe je ogen dicht. Een van beiden leunt langzaam voorover. De ander steunt. De leuner laat zich nog meer zakken. De ander steunt nog meer. Totdat de ander zonder de steuner op de snufferd zou vallen. Spreek goed af af wie waarmee begint.

En zo stond ik met mijn handen op de schouders van de directrice van een GGD. Ik kende haar niet. Zij kende mij niet. U kent mij wel. Ik laat me subiet, integraal en met heel mijn 70 kilo voorover zakken. Ik kan u verzekeren: als deze directrice een representatieve directrice is, kunt u bouwen op de GGD. Ze ving me adequaat op. Toen draaiden we de rollen om. En dat ging minder goed. Je wordt waarschijnlijk niet zomaar directrice. Steunen kon deze mevrouw als de beste. Maar leunen ho maar. En dan wordt mijn steunen duwen.

Wie iemand steunt die niet gesteund wil worden, duwt. Wat het precies beduidt, weet ik niet. Daar heeft u nog een hele dag voor.

De lijdende vorm

Bij andere situaties wordt afhankelijk van de functionaris niet altijd een voorlopig rapport opgestuurd. De voorlopige rapporten die bij ons binnen komen worden visueel beoordeeld en op basis van de bevindingen in het rapport worden er bij individuele gevallen de noodzakelijke maatregelen genomen.

De lijdende vorm. Daar moeten we het ook nog over hebben. Het citaat hierboven komt uit een beleidsnota van een opdrachtgever. Overigens: ik heb het zwaar geanonimiseerd. Niemand hoeft zich zorgen te maken dat zijn inzending hier geleakt wordt.

Tijdens een training komt die lijdende vorm vaak aan de orde. Ik heb even gedacht dat als je deelnemers daar een keer op wees, ze die vorm beter en bewuster zouden kunnen gebruiken. Dat bleek niet het geval.  Hoe komt dat? Ik denk dat er drie oorzaken zijn. Ik leg nog niet goed genoeg uit wat die lijdende vorm precies is. Deelnemers zien nog onvoldoende hoe die lijdende vorm teksten volkomen “leegzuigen”. En ze kunnen niet meer anders: het is in het ambtelijke DNA gekropen.

Als ik het daarover heb met cursisten, vertel ik vaak het verhaal over de kooi met apen en de banaan. Ik las dat verhaal ooit in het boek van Tom Pauka en Rein Zunderdorp, ‘De banaan wordt bespreekbaar; cultuurverandering in ambtelijk en politiek Groningen’.

Omdat de postbodes staken, kocht ik een scanner.  Een pijnlijke bekentenis realiseer ik me. Profiteer ervan.

Inleiding ‘De banaan wordt bespreekbaar’

Helpende vragen

Zakelijke teksten zijn altijd een antwoord op vragen. Er zijn enkele vragen die je altijd kunt stellen. Ze helpen de schrijver.

Wie z’n gedachten niet gemakkelijk op papier zet, kan zich laten helpen door z’n beeldscherm. Zie het bericht van gisteren. Maar wat doet dat scherm nu eigenlijk?

De eerste vijf minuten toont je scherm zich een goed luisteraar. Geduldig, bedachtzaam knikkend en vriendelijk en aanmoedigend hummend. Een beetje zoals je naar je vrouw luistert als het maar half boeit. ‘Ja, ja, goh, …hm, hm.’ Het scherm helpt je vrijuit te praten. Maar ja, een partner die alleen maar aanmoedigt en uitnodigt tot meer ideeën en meer woorden, daar heb je op den duur ook niet zoveel aan.

En juist als je dat denkt, wordt je scherm kritischer. Dan gaat hij echte vragen stellen. Helpende vragen. De drie belangrijkste zijn volgens mij:

  • waarom?
  • waaruit blijkt dat?
  • Nou en?

De waarom-vraag helpt je te redeneren. Als je zou willen schrijven: ‘Goede poëzie is poëzie waarbij er sprake is van een misverstand’ helpt de waarom-vraag. Je beeldscherm vraagt: ‘Waarom?’ ‘Nou, omdat echte kunst moet leiden tot nadenken en reflectie.’ ‘Waarom?’ ‘Omdat in de dagelijkse gang van zaken veel dingen te vanzelfsprekend zijn.’ Je beeldscherm neemt er geen genoegen mee: ‘Waarom zijn die dingen dan te vanzelfsprekend?’ Zuchtend zeg je: ‘Ik vind het belangrijk om met een nieuwe blik naar vertrouwde dingen te kijken.’ Sommige mensen hebben een beeldscherm dat van geen ophouden weet. Weet dan wel: hij kan uit.

De waaruit-blijkt-dat-vraag helpt je bij het onderbouwen van vermeende feiten. ‘Sinterklaas wordt in Nederland steeds minder gevierd.’ ‘Hoezo, waaruit blijkt dat?’ De omzet van winkeliers is absoluut niet de omzet van vorig jaar. Waaruit blijkt dat? Dat staat in de Volkskrant van afgelopen zaterdag.’ Nu is je beeldscherm wat geïrriteerd. ‘Nee, ik vraag naar een onderbouwing van feiten. Niet naar een bron.’ ‘Oké, oké: dat blijkt uit de maandgegevens van het CBS, geciteerd in de Volkskrant van zaterdag.’

En de nou-en-vraag ten slotte. Dat is een wat pesterige vraag. De vraag helpt je na te denken over waarom een probleem een probleem is. Vaak eindigt de vraag bij een ‘Ik vind dat …’-antwoord: een overtuiging. Voorbeeld? ‘Er zijn wel heel veel Duitsers op Ameland, tegenwoordig.’ ‘Nou en?’ ‘De voertaal is gewoon Duits.’ ‘Nou en?’ ‘Ameland is gewoon een stukje buitenland aan het worden  in de zomer.’ ‘Nou en?’ ‘Ik vind dat [gecensureerd].’

Je ziet overigens dat het loont als je scherm je antwoorden op deze vragen niet onmiddellijk voor zoete koek aanneemt. Even laten dóórvragen dus. Even geduld.

Vertel het je scherm

Onlangs schreef ik over een mogelijk gebrek aan dopamine in mijn trainingen. Misschien valt dat toch wel mee. Ik verzorgde vorige week een training over het schrijven van heldere beleidsnota’s. Een belangrijk onderdeel van een heldere nota is de inleiding. De inleiding zorgt er namelijk voor dat je lezer weet waarom hij leest wat hij leest en wat je punt is. En hoe je dat punt gaat maken.

Mijn cursisten kregen 15 minuten om een korte nota van een van de deelnemers te lezen en daar een inleiding voor te schrijven. Degene die als eerste de beurt kreeg, moest zich verontschuldigen. ‘Zo kan ik niet schrijven. Ik heb daar veel meer tijd voor nodig. Ik kan mijn gedachten nu eenmaal moeilijk op papier krijgen.’ Vroeger zou ik een andere cursist hebben gevraagd. Tegenwoordig niet meer. Hier lag een kans voor een leermoment. Hier lag de kans voor een shot dopamine.

Iedereen heeft namelijk wel eens moeite om zijn gedachten op papier te zetten. Bouw er dan een stap tussen. Stel je scherm maar even voor als een vriendelijke luisteraar die vraagt: ‘Wat wil je nou eigenlijk zeggen?’

Zet het toetsenbord maar even weg en vertel het je scherm. Of de hond. Of je magnetron. Maar zet het toetsenbord weg. Doe je dat niet,  dan maak je het jezelf onnodig moeilijk. Je doet dan namelijk twee dingen tegelijk: je brengt je gedachten onder woorden én je stileert die woorden. Als je je gedachten eerst alleen maar mondeling onder woorden brengt, hoeft het allemaal niet in vlotte, grammaticaal correcte Nederlandse zinnen.

De cursist die moeite had om z’n gedachten op papier te zetten, bleek prima in staat om zijn gedachten mondeling onder woorden te brengen. Maar dat blijkt alleen als je even doorzet. Als je even uitdaagt.

Morgen lees je over de vragen die je beeldscherm je stelt. Helpende vragen. Een goed scherm is je beste vriend.

Evalueren

Het blijft een moetje, evalueren. Je weet wel, dat laatste kwartiertje van de training. Het is klaar. Je bent moe. Gevoelsmatig heb je je jas al aan en ben je op weg naar huis. En dan moet er nog geëvalueerd worden. Het hoort erbij. Je wilt niet lullig doen dus allee, je gaat er nog even voor zitten. Als je pech hebt, krijg je een formulier met open vragen. Of erger nog, moet er gepraat worden.

Als kleine zelfstandige kan ik gelukkig m’n eigen gang gaan. En ik kan die zucht waarmee de evaluatieformulieren worden ingevuld goed voorstellen. Bij trainingen in eigen beheer volsta ik daarom tegenwoordig met de vraag ‘Heb je nog tips voor me?’ Mensen geven nu eenmaal liever tips dan dat ze beoordelen. Het beetje energie dat in de groep over is, richt je op iets positiefs. Veel dankbaarder.

Hoe kom ik hier op? Pure verbazing. Ik dacht namelijk dat mensen niet graag evalueren. Niet dus. Ik lees zojuist dat het kabinet-Rutte in de ogen van 60 % van de Nederlanders het niet zo goed heeft gedaan. Ons Mark regeert drie weken maar de resultaten vallen tegen… Ik heb het niet zo op ons Mark, ik heb het niet zo op zijn kabinet. Maar nu heb ik het ook niet zo op 60 % van de Nederlanders.

Ik ga steeds meer m’n eigen gang. Ik word steeds zelfstandiger. En voortaan begin ik met evalueren.

%d bloggers liken dit: